Timeline

Per visualizzare la cronologia di tutte le prenotazioni, vai a Menu principale > Prenotazioni > Timeline.

La Timeline è la visualizzazione grafica di tutte le prenotazioni in un periodo di tempo selezionato, organizzata principalmente per tipo di camera e in secondo luogo per numero di camera all'interno di quel tipo di camera. Sulla Timeline è possibile ingrandire o rimpicciolire la visualizzazione, così puoi vedere la Timeline con più o meno dati. Questo è utile non solo per visualizzare un numero maggiore di prenotazioni contemporaneamente, ma anche per ottimizzare l'utilizzo su dispositivi mobili.

Di seguito, è possibile trovare una descrizione dettagliata di tutte le caratteristiche, i filtri e i dati disponibili sulla Timeline e come utilizzarli al meglio.

Colori della prenotazione

Giallo: prenotazioni che richiedono un'azione oggi. Si tratta di prenotazioni che devono essere registrate o controllate entro la fine di oggi.
Nero: prenotazioni attualmente in hotel che non richiedono alcuna azione entro oggi. Hanno già effettuato il check-in e hanno una data di check-out successiva a quella odierna.
Blu: prenotazioni che sono nel passato o nel futuro e non si sovrappongono all'oggi, quindi non richiedono alcuna azione entro oggi.
Grigio: prenotazioni che indicano camere fuori servizio. Una volta che una stanza viene messa fuori servizio, non è più disponibile per la vendita. Anche le prenotazioni per uso domestico sono indicate in grigio.
Arancione: prenotazioni che richiedono un'azione urgente, come mancata presentazione o opzioni scadute.
Linea tratteggiata: prenotazioni che non sono state ancora confermate o hanno raggiunto la data di rilascio.

Colori dello stato di pulizie

Verde scuro: stanza ispezionata
Grigio: stanza fuori servizio
Rosso: stanza sporca
Nero: stanza guasta
Verde: stanza pulita
Giallo: pulizia della stanza in corso

Filtri

Nella parte superiore della Timeline sono presenti alcuni filtri diversi:

Frecce: le doppie frecce spostano la cronologia in avanti o indietro di un mese. Le frecce singole spostano la cronologia in avanti o indietro di una settimana
Oggi: questo pulsante vi porterà sempre alla data di oggi, che sarà sempre evidenziata
Seleziona data: utilizzate questo selezionatore di data per saltare rapidamente a una data specifica
Seleziona spazio: Cerca per nome delle categorie di spazio o per numero di camera al fine di visualizzare gli spazi con i criteri corrispondenti nel menu a tendina.
Prenotazione per l’uso interno: Seguire la medesima procedura per assegnare la camera in stato Guasto.

Spazi

La colonna all'estrema sinistra della Timeline contiene un elenco delle tue categorie di spazio. Man mano che si zooma avanti e indietro, si può notare che i Nomi brevi sono spesso utilizzati in questo caso, poiché lo spazio diventa limitato. All'interno di ciascuna di queste categorie di spazio, vedrete tutti i nomi o i numeri di spazio corrispondenti, ognuno con la propria riga. Se qualche spazio contiene altri spazi, vedrete che quello rappresentato come ogni spazio successivo avrà anche una propria riga sulla Timeline.

Tutti i numeri di spazio sono cliccabili e costituiscono un link diretto alla pagina delle struttura dello spazio corrispondente per ciascuno di essi. La pagina delle struttura dello spazio per ciascuno di essi contiene tutti i dettagli relativi allo stato di quello spazio. Da questa schermata, è possibile modificare rapidamente lo stato della stanza in Sporca, Pulita, Camera pronta per il check in, Temporaneamente fuori servizio, o Fuori uso. È inoltre possibile trovare un riepilogo di tutti i recenti blocchi In riparazione e di tutti i recenti cambiamenti di stato dello spazio. I numeri dello spazio sono anche visualizzati nel colore dello stato dello spazio corrispondente per una facile identificazione.

Prenotazioni

Le prenotazioni appaiono come blocchi sulla Timeline, che occupano un periodo di tempo corrispondente alla durata della prenotazione. I blocchi di spazio della Timeline rappresentano tutti accuratamente sia l'orario di arrivo che quello di partenza per ogni prenotazione e sono sempre visualizzati nel colore di azione appropriato.

Ogni prenotazione viene visualizzata con il nome del proprietario della prenotazione in formato Cognome, nome. Se al cliente è stata assegnata una qualsiasi delle Classificazioni del Cliente, si vedranno anche le icone corrispondenti subito dopo il nome del cliente.

È inoltre possibile trovare un'icona del Lucchetto visualizzata prima del nome del cliente, che viene descritta più dettagliatamente qui sotto.

Quando si fa clic su una prenotazione, si apre una finestra con i dettagli della prenotazione. Da questa schermata è possibile selezionare i pulsanti Gestisci o Gruppo per aprire il Modulo Prenotazione, oppure utilizzare il pulsante di azione applicabile per effettuare il Check in o il Check out di quella prenotazione. All'interno di Dettaglio Semplice, è possibile cliccare sull'icona accanto al nome dell'ospite per un link diretto al profilo del cliente, dove è possibile gestire i suoi dati personali in base alle esigenze.

Spostamenti delle camere

Clicca, trascina e rilascia i blocchi di prenotazione sbloccati per spostarli nella Timeline. Puoi usare questo metodo per aggiornare le prenotazioni ad una categoria di spazio superiore.

Una volta trascinata una prenotazione in una categoria superiore, un'icona a forma di Freccia verso l'alto apparirà sul blocco di prenotazione davanti al nome del cliente, indicando che la prenotazione è stata innalzata a categoria superiore.

La Timeline non consente il declassamento delle prenotazioni in una categoria inferiore utilizzando il drag and drop, che è utile per prevenire declassamenti accidentali.

Se un blocco di prenotazione sbloccato viene spostato e poi fatto cadere su un altro, il sistema cercherà automaticamente di riassegnare la prenotazione che era precedentemente in quello slot. Se non c'è un'altra camera adatta, la prenotazione verrà inserita in un posto per l'overbooking. Una volta che una prenotazione viene inserita nella slot per l'overbooking, deve essere spostata manualmente in un'adeguata assegnazione delle camere. Per ulteriori informazioni sull'overbooking, vedere sotto.

Blocca o sblocca

Quando si seleziona una prenotazione sulla Timeline, tutte le informazioni di prenotazione appariranno nella finestra Dettaglio Semplice sulla destra. All'interno di questa finestra si trova l'icona del Lucchetto, che può essere utilizzata per bloccare o sbloccare questa prenotazione dalla modifica.

Bloccare la prenotazione significa che la prenotazione non può più essere spostata. I lucchetti vengono utilizzati principalmente per evitare che i dipendenti spostino accidentalmente le prenotazioni. Le strutture possono voler bloccare una prenotazione per vari motivi, ad esempio, un ospite che ritorna può aver richiesto specificatamente il posto assegnato. Le prenotazioni saranno sbloccate automaticamente dal sistema solo nel caso in cui vengano modificate le date di arrivo o di partenza. Pertanto, si prega di notare che dopo aver modificato questi dettagli di prenotazione, l'utente deve bloccare nuovamente la prenotazione per evitare che venga spostata.

Overbooking

Quando vengono create nuove prenotazioni, queste vengono automaticamente assegnate ad uno spazio sulla Timeline. Se una struttura ha sovraprenotato una categoria, cioè ha creato più prenotazioni rispetto al numero di posti disponibili, il sistema creerà automaticamente degli slot di overbooking in cui inserire la prenotazione fino a quando la struttura non sarà in grado di risolvere il conflitto.

Questi slot sono visualizzati in rosso, indicando che è necessario un intervento urgente, e sono utilizzati come segnaposto temporaneo per le prenotazioni che non sono ancora state spostate in uno spazio disponibile.

È possibile risolvere l'overbooking spostando il blocco di prenotazione dallo slot per l'overbooking ad uno spazio libero, il che rimuoverà automaticamente lo slot per l'overbooking dalla Timeline.