Gestione Prenotazione

Status

Effettua un check-in per una prenotazione

Prima di effettuare il check-in per una prenotazione, assicurati di

Apri la prenotazione per il quale vuoi effettuare il check-in
Vai alla sezione Status
- Se la prenotazione è parte di un gruppo e desideri effettuare il check-in per più di una prenotazione in una sola volta, assicurati di aver selezionato tutte le prenotazioni in questione nella parte destra dello schermo
Trova la sezione Spazi
- Se la camera assegnata ha completato l’ispezione, puoi effettuare il check-in per quella prenotazione
Decidi se vuoi creare delle chiavi per la camera (se non vuoi, puoi sempre crearle dopo che l’ospite ha effettuato il check-in)
Clicca il bottone check-in per completare la procedura

Effettua un cambio camera per una prenotazione

Apri la prenotazione per il quale vuoi effettuare il cambio camera
Vai alla sezione Status
Trova la sezione Spazi
Dal Menu a tendina seleziona la nuova camera da assegnare alla prenotazione
- In caso la categoria di camera scelta dovesse essere differente rispetto a quella precedentemente assegnata, Quadro mostrerà un avviso a segnalare l'eventuale upgrade o downgrade della camera assegnata
Clicca sull'icona Salva per completare la procedura

La camera non è stata ispezionata

Se non è possibile ispezionare la camera nel più breve tempo possibile, puoi spostare gli ospiti in una camera differente.

Details

Modificare i dettagli di una prenotazione

Prima che una prenotazione venga archiviata (e mentre la finestra della cronologia modificabile è operativa), è possibile aggiornarne e modificarne i dettagli.

Apri la prenotazione.
Vai alla scheda Dettagli.
Aggiorna i dettagli della prenotazione e fai clic sull'icona Salva.

Vedere cosa è cambiato

Puoi vedere quali dettagli di una prenotazione sono stati modificati, nonché chi ha apportato le modifiche, nel registro delle azioni.

Dal Menu principale vai su Distribution
Vai alla scheda della prenotazione modificata.
Rivedi le modifiche

Group

Gestire un gruppo di camere

Se hai la necessità di accorpare diverse prenotazioni, aggiungere un utente ad una prenotazione o associare la prenotazione stessa ad un gruppo esistente, puoi farlo in qualsiasi momento, anche dopo aver effettuato il check-in.

Aggiungere una prenotazione ad un gruppo

Apri la prenotazione
Vai alla scheda Gruppo
Alla voce Group Name, inserisci il nome o le lettere iniziali del gruppo
Seleziona il Gruppo di Prenotazioni dal menu a tendina
Clicca sull'icona Salva per completare l'operazione

Unire più gruppi di prenotazioni in uno

Apri la prenotazione
Vai alla scheda Gruppo
Alla voce Merge Group, cerca il gruppo con cui effettuare l'unione
Seleziona il Gruppo di prenotazioni dal menu a tendina
Clicca sull'icona Salva per completare l'operazione

Aggiungere un utente alla prenotazione

Apri la prenotazione
Vai alla scheda Gruppo
Alla voce Add Customer, cerca l'utente che vuoi aggiungere alla prenotazione
Seleziona l'utente dal menu a tendina
Clicca sull'icona Salva per completare l'operazione

Rate

Cambia il prezzo di una prenotazione

Puoi cambiare il prezzo di una prenotazione da:

Impostando il prezzo medio per notte
Modificando la tariffa del pernotto
Impostando una tariffa personalizzata per il pernotto

Per cambiare il prezzo di una prenotazione puoi usare uno dei seguenti metodi:

Apri la prenotazione
Vai alla sezione Tariffe

Modifica il prezzo medio per notte

Trova la sezione Imposta Prezzo medio per notte (prodotti esclusi)
Alla voce Valore, inserisci la cifra che vuoi addebitare alla prenotazione per notte
Inserisci la ragione per il quale stai modificando il prezzo
Clicca su Ok

Modifica il prezzo per notte in percentuale

Trova la sezione Modifica il prezzo per notte in percentuale (prodotti esclusi)
Alla voce Valore, inserisci il valore della percentuale che vuoi applicare al prezzo totale. Se ad esempio inserisci 50%, il prezzo aumenterà del 50%. Se invece inserisci -50%, il prezzo diminuirà del 50%
Inserisci la ragione per il quale stai modificando il prezzo
Clicca su Ok

Modifica il prezzo del pernotto

Trova la sezione Modifica prezzo del pernotto (prodotti esclusi)
Inserisci un prezzo personalizzato per ogni notte della prenotazione. Ogni notte deve avere il suo prezzo, anche se non è obbligatorio che siano tutti diversi
Clicca su Ok

Items

Aggiungi prodotti ad una nuova prenotazione

Abbiamo aggiunto un campo prodotti alla schermata di una nuova prenotazione che ti permette di:

Scegliere quanti prodotti aggiungere ad una nuova prenotazione
Aggiungi ulteriori prodotti e servizi ausiliari alla prenotazione (es. Noleggio bici o ski pass)
Aggiungi prodotti differenti per adulti e bambini
- Ciò renderà ancora più semplice quotare accuratamente i prezzi per le prenotazioni di famiglie

Prerequisito: Crea i tuoi prodotti per bambino

Prima di poter aggiungere prodotti per bambino alle prenotazioni, devi prima crearli. Per far ciò, devi creare due versioni differenti dello stesso prodotto, uno con un prezzo per adulti, e un altro con un prezzo per bambini.

Raccomandiamo sempre di aggiungere adulto o bambino al nome dei tuoi prodotti in modo tale da evitare confusioni all’aggiunta del prodotto (es. Colazione (adulto) e Colazione (Bambino)

Aggiungi i prodotti

Quando stai effettuando una nuova prenotazione, seleziona i prodotti che desideri aggiungere alla voce Prodotti
Espandi il contenitore del prodotto cliccando sulla freccetta in basso appena sopra la voce del Totale
Clicca sull'icona della matita e aggiorna la quantità del prodotto
Clicca i bottoni + e - per modificare la quantità del prodotto
- N.B. non puoi modificare il numero di persone o di notti a cui il prodotto è applicato

Come funzionano i depositi

Quando ricevi un pagamento anticipato, puoi creare un nuovo deposito per lo stesso importo del pagamento anticipato e allegare l'aliquota fiscale del tuo servizio prenotabile.

In una prenotazione, clicca sul tab Item
Alla voce Additional Expenses, clicca il bottone +
Compila i campi richiesti e inserisci il valore del Deposito
Clicca su Crea

Ogni deposito è composto da due voci di ricavo:

uno con un valore positivo
uno con valore negativo

Depositi positivi

I depositi positivi sono essenzialmente pagamenti anticipati. Quadro li aggiunge come importo positivo al conto prima dell'arrivo dell'ospite, come crediti e sotto gli articoli non pagati del cliente. Un deposito positivo imita il valore di tutti gli articoli su una fattura che devono essere chiusi con il deposito. Ciò consente agli utenti di saldare i pagamenti anticipati.

Depositi negativi

Quadro elenca un deposito negativo sotto gli articoli non pagati del cliente, insieme all'articolo del soggiorno. Imita il pagamento, consentendoti di saldare l'articolo senza contabilizzare due volte le entrate e le tasse.

Billing

Aggiungi, sposta o rimuovi prodotti da conti aperti

Prima di chiudere un conto, puoi effettuare tutte le modifiche necessarie ai prodotti in esso contenuti.

Aggiungere servizi a un conto aperto

Quando qualcuno effettua una prenotazione, il pernotto (notti) e tutti i prodotti confezionati con il pernotto vengono aggiunti alla scheda di fatturazione del profilo del cliente.

Se la liquidazione è automatica, gli articoli vengono aggiunti a una fattura aperta con pagamento e la fattura viene chiusa; se la liquidazione è manuale, vengono aggiunti alla scheda Fatturazione come elementi non pagati, che possono essere spostati in una fattura aperta in un secondo momento.

Se un cliente ordina un servizio o un prodotto direttamente tramite te (invece di acquistarlo con la sua sistemazione), puoi aggiungerlo manualmente alla sua fattura in Quadro.

Aggiungere un prodotto a un conto aperto

Il prodotto è legato al tuo servizio prenotabile

Se l’ospite desidera acquistare un prodotto che è solitamente legato al servizio prenotabile, dovrai aggiungerlo durante la fase di prenotazione.

Apri la prenotazione
Vai alla sezione Billing
Trova il bottone + Aggiungi Prodotto
Seleziona il prodotto che vuoi aggiungere e modificane la quantità
Clicca su Create. Il prodotto verrà aggiunto al conto selezionato appartenente al titolare della prenotazione. Clicca su Payments per pagare il conto con i prodotti appena aggiunti.

Il Prodotto non è legato al tuo servizio prenotabile

Se l’ospite compra un prodotto o un servizio che non è legato al tuo servizio prenotabile, puoi aggiungerli direttamente tra gli articoli non pagati nella sezione Conti del proprio profilo o prenotazione.

Apri il profilo dell’ospite
Vai alla sezione Conti
Trova il bottone + Aggiungi prodotto e seleziona l’articolo che desideri aggiungere al conto selezionato
Se il servizio ha molteplici prodotti, puoi cliccare le icone + o - per aggiungere o rimuovere qualsivoglia prodotto al conto
Clicca su Crea

Trasferire articoli dal conto

Trasferire articoli dal conto di un ospite ad un altro

Apri il profilo dell’ospite
Vai alla sezione Conti
Trova il conto con gli articoli che desideri trasferire
Spunta la casella degli articoli scelti
Clicca sul bottone Sposta Selezione in basso a destra
Scegli l’ospite e il conto al quale trasferire gli articoli
Clicca su Sposta

Trasferire articoli su un conto aziendale

Attualmente, non puoi spostare singoli articoli su un conto aziendale, ma solamente interi conti. Se non desideri spostare tutti gli articoli del conto in questione, raggruppali prima in un nuovo conto.

Apri il profilo dell’ospite
Vai alla sezione Conti
Trova il conto che desideri trasferire ad un’azienda
Spunta le box di fianco agli articoli che desideri trasferire
Clicca su Sposta Selezione
Scegli Azienda e poi la compagnia a cui vuoi addebitare il conto
Clicca su Sposta

Chiudere un conto aperto

Prima di poter chiudere un conto aperto, assicurarsi che tutti gli articoli all'interno del conto siano stati pagati e il Balance sia pari a zero

Apri la prenotazione o il profilo dell'ospite
Vai alla sezione Conti
Trova il conto che desideri chiudere
Clicca sul bottone Close
Nella modale di riepilogo del conto, seleziona il contatore di scontrini che desideri utilizzare
Clicca sul bottone Close per completare l'operazione