Prenotazioni

Creare una nuova prenotazione

In Quadro, puoi creare una nuova prenotazione manualmente

Step 1: scegli dove e quando soggiornano

In questo step, puoi scegliere dove e quando effettuare la prenotazione

Clicca sul bottone + situato nella barra degli strumenti in alto a destra
Se la tua struttura è parte di una catena, puoi selezionare l’albergo dal menu a tendina posto sotto la voce Struttura.
Seleziona le date scelte dall’ospite per il soggiorno.

Step 2: Aggiungi le prenotazioni al carrello

In questo passaggio, puoi verificare la disponibilità della struttura e aggiungere le prenotazioni al carrello

Alla voce Prenotazione, inserisci il nome dell’ospite per cercarlo in anagrafica o creare un nuovo profilo. Puoi anche collegare la prenotazione ad un prenotante terzo, un’Agenzia di Viaggio, un’azienda, un voucher o un segmento. Selezionando un’Agenzia di Viaggio, un’azienda, un voucher o un segmento modificherai la scelta delle tariffe disponibili per la prenotazione. Se l’ospite desidera aggiungere dei prodotti al suo soggiorno (es. Colazione), puoi aggiungerli da questa schermata. (link a Aggiungi prodotti a una nuova prenotazione)
Alla voce Disponibilità, seleziona il tipo di camera che l’ospite desidera prenotare. Dopo aver selezionato la tipologia di camera, vedrai la disponibilità delle camere per quella categoria.
Appena sotto la categoria di camera scelta, seleziona il numero di camere che l’ospite ha intenzione di prenotare e il numero di adulti e bambini presenti in ognuna di esse.
Seleziona la tariffa da applicare per notte
- Le tariffe sono ordinate per gruppo tariffario; trova il gruppo tariffario che desideri, e seleziona la tariffa dal menu a tendina in basso
- La tariffa più bassa per la categoria di camera selezionata sarà evidenziata in grassetto
Clicca il bottone + appena sotto il prezzo della tariffa per aggiungere la prenotazione al carrello
- Se il bottone + è grigio, una restrizione ti sta impedendo di aggiungere la camera al carrello. Clicca sul link di fianco al bottone grigio + per collegarti direttamente alla pagina delle tue restrizioni, trovare il motivo che ti impedisce di completare la prenotazione e cambiarlo se necessario
Ripeti gli step da 1 a 5 in caso si voglia creare una prenotazione multipla
- Dopo aver aggiunto una prenotazione (o camera) al tuo carrello, puoi cambiare alcuni dettagli nella sezione Prenotazioni prima di aggiungerne un’altra. Ad esempio, se stai creando una prenotazione con un prodotto chiamato “Colazione”, deseleziona il prodotto prima di aggiungere un’altra prenotazione al carrello (se non desideri la colazione inclusa)
Dopo aver aggiunto tutte le prenotazioni richieste al carrello, clicca su Next

Step 3: Aggiungi gli ultimi dettagli

In questo step, puoi aggiungere i dettagli finali e creare la prenotazione

Se non hai collegato la prenotazione ad alcun profilo utente durante lo step precedente, inserisci il nome dell’utente per cercare o creare un nuovo profilo in Quadro.
- Puoi anche inserire il nome del prenotante se qualcuno sta prenotando al posto dell’ospite
Inserisci l’Origine della prenotazione
Compila tutti i campi rilevanti
- Puoi scegliere se la prenotazione ha stato confermato, è un'opzione o una richiesta. Se la prenotazione è un’opzione o una richiesta, imposta una data in cui verrà rilasciata in caso di mancata conferma
- Puoi inoltre scegliere se inviare o meno una conferma (se la prenotazione è confermata) o una quotazione (se è un’opzione o una richiesta) tramite email al cliente; se scegli di inviare l’email, seleziona la lingua nel quale inviarla.
- Puoi anche assegnare uno spazio specifico tra quelli disponibili in base alla categoria di spazio aggiunta nel carrello
Controlla che tutte le prenotazioni siano corrette (puoi sempre tornare indietro agli step precedenti per modificare qualcosa, o modificare le prenotazioni direttamente dal carrello)
Clicca su Prenota Ora

Cancella una prenotazione

Prima che una prenotazione abbia effettuato la procedura di check-in, può essere cancellata. Quando la finestra di tempo nel quale poter effettuare modifiche termina, la prenotazione non può più essere cancellata.

N.B. cancellare una prenotazione è un’operazione permanente. Se desideri ripristinare una prenotazione, dovrai crearla nuovamente

Apri la prenotazione che desideri cancellare
Vai alla sezione Status. Se la prenotazione è parte di un gruppo, seleziona tutte le prenotazioni che vuoi cancellare nella parte destra dello schermo (per cancellarle simultaneamente). Assicurati di aver selezionato solo le prenotazioni che vuoi cancellare in quanto l’operazione è irreversibile
Trova la sezione Cancellazione
Seleziona i motivi della cancellazione e compila i campi rilevanti
Scegli se applicare o meno penali per la cancellazione. Invia una mail di conferma della cancellazione all’ospite
Clicca Ok

N.B. Se annulli una prenotazione con una fattura chiusa, viene automaticamente creato uno sconto per annullare la fattura. Dopo l'annullamento, la data di consumo degli articoli della fattura viene impostata sulla data e l'ora in cui gli articoli sono stati scontati

N.B. Non puoi cancellare una prenotazione che è attualmente in casa. Se un ospite deve partire in anticipo, puoi anticipare la procedura di check-out

Conferma o cancella una richiesta

Una richiesta non rappresenta una prenotazione confermata, pertanto non verrà bloccata alcuna camera nella tua struttura

Conferma una richiesta

Puoi confermare manualmente una richiesta di prenotazione in Quadro

Trova la richiesta che vuoi confermare
Vai alla sezione Status

Aggiornamento ad un'opzione di prenotazione

Trova la sezione Opzionale
Seleziona l’indirizzo email al quale mandare la quotazione, o seleziona il campo Invia email con Quotazione se non vuoi inviare alcuna mail. Scegli Email personalizzata se desideri inviare l’email ad un indirizzo differente da quello associato al profilo utente. Scegli invece Email Utente se desideri inviare l’email all’indirizzo associato al profilo utente
Clicca su Opzionala

Aggiornamento ad una prenotazione confermata

Trova la sezione Conferma
Seleziona l’indirizzo email al quale inviare la conferma o seleziona il campo Invia conferma per email se non vuoi inviare alcuna email. Scegli Email personalizzata se vuoi inviare una email ad un indirizzo differente da quello associato al profilo utente. Scegli invece Email utente se desideri inviare l’email all’indirizzo associato al profilo utente
Clicca su conferma

Cancella una richiesta

Ogni richiesta ha una data di scadenza. In base a come la tua struttura è impostata, al momento della scadenza: le richieste verranno annullate automaticamente o ti verrà ricordato di annullarle manualmente.

Imposta la scadenza automatica delle richieste

Puoi impostare Quadro in maniera tale da cancellare automaticamente le richieste in sospeso quando raggiungono la loro data di scadenza

Vai a Menu Principale > Impostazioni > Servizi Prenotabili
Clicca sul tuo servizio prenotabile
Nella sezione Opzioni, trova il campo Opzioni di soggiorno
Seleziona Abilita cancellazione automatica delle opzioni. N.B. se selezioni questa opzione, la scadenza automatica sarà attivata anche per le opzioni di prenotazione
Clicca su Salva

Consiglio: puoi anche abilitare l’opzione “Abilita invio automatico email di notifica” se desideri che gli utenti siano avvisati 24 ore prima della scadenza della loro richiesta

Cancella una richiesta manualmente

Se non vuoi che le richieste vengano cancellate automaticamente, dovrai farlo manualmente

Trova la richiesta che desideri cancellare
Vai alla sezione Status
Trova la sezione Cancellazione
Seleziona il motivo della cancellazione e inserisci eventuali dettagli
Seleziona Applica penale di cancellazione
Scegli se inviare o no un’email di notifica di cancellazione all’utente. Se deselezioni questa opzione, l’email sarà inviata sia al prenotante che all’ospite (nel caso siano presenti entrambi)
Clicca su Ok