Creare un profilo utente

Un utente può essere un cliente (qualcuno che effettua una prenotazione per qualcun’altro) o un ospite (qualcuno che soggiorna nella tua struttura)

Note

Se la tua struttura è parte di una catena, i profili utente creati per l’utenza della tua struttura saranno condivisi con tutte le altre strutture della tua catena ( e vice versa)

Crea un profilo utente

La maggior parte degli utenti sono generati automaticamente in Quadro quando una prenotazione viene ricevuta attraverso il channel manager, ma è anche possibile creare manualmente un profilo utente. Esistono diverse procedure per creare un profilo utente:

Da Menu Principale > Profili > Nuovo profilo utente
Aggiungendolo ad una prenotazione mentre la crei
Aggiungendolo ad una prenotazione già esistente

Comincia a creare un profilo utente attraverso uno dei metodi appena descritti, e poi:

Compila i campi rilevanti. Solamente il cognome dell’utente è obbligatorio, ma raccomandiamo di compilare i campi del profilo il più possibile.
Clicca su Crea. una volta creato il profilo utente, potrai aggiungere ancora più informazioni

Dettaglio dei campi di un nuovo profilo utente

Email: inserisci l’indirizzo email dell’utente. Le eventuali comunicazioni verranno inviate a questo indirizzo
Titolo: inserisci il titolo preferito dell’utente
Nome: inserisci il nome ed eventuale secondo nome dell’utente
Cognome: inserisci il cognome dell’utente
Lingua: inserisci la lingua preferita dall’utente che verrà utilizzata per eventuali comunicazioni email
Nazionalità: seleziona il paese di origine dell’utente
Sesso: inserisci il sesso dell’utente così com’è segnato sul suo passaporto (a fini legali)
Telefono e cellulare: inserisci il numero di telefono dell’ospite, incluso il prefisso internazionale
Data di nascita: inserisci la data di nascita dell’utente
Luogo di nascita: inserisci il luogo di nascita dell’utente
Targa: inserisci il numero di targa dell’utente, ove possibile
Tax identifier: questa informazione potrebbe non essere necessaria, si consiglia di consultare il proprio reparto contabile
Azienda: se l’utente è associato ad una azienda, selezionala dal menu a tendina
Occupazione: questa informazione potrebbe non essere necessaria, si consiglia di contattare il proprio ufficio legale per maggiori informazioni

Aggiornare o cancellare un profilo utente

Puoi aggiungere, modificare o cancellare qualsiasi informazione personale di un utente

Modificare i dati personali

Apri il profilo utente
Vai alla sezione Profilo
Effettua eventuali aggiornamenti ai dati elencati
Clicca su Salva

Dettaglio dei campi di un profilo utente

Email: inserisci l’indirizzo email dell’utente. Le eventuali comunicazioni verranno inviate a questo indirizzo
Titolo: inserisci il titolo preferito dell’utente
nome: inserisci il nome ed eventuale secondo nome dell’utente
cognome: inserisci il cognome dell’utente
Lingua: inserisci la lingua preferita dall’utente che verrà utilizzata per eventuali comunicazioni email
Nazionalità: seleziona il paese di origine dell’utente
Sesso: inserisci il sesso dell’utente così com’è segnato sul suo passaporto (a fini legali)
Telefono e cellulare: inserisci il numero di telefono dell’ospite, incluso il prefisso internazionale
Data di nascita: inserisci la data di nascita dell’utente
Luogo di nascita: inserisci il luogo di nascita dell’utente
Targa: inserisci il numero di targa dell’utente, ove possibile
Tax identifier: questa informazione potrebbe non essere necessaria, si consiglia di consultare il proprio reparto contabile
Azienda: se l’utente è associato ad una azienda, selezionala dal menu a tendina
Occupazione: questa informazione potrebbe non essere necessaria, si consiglia di contattare il proprio ufficio legale per maggiori informazioni

Aggiungi internal codes, note e classificazioni

Per assegnare ad un utente classificazioni, segnare se un utente ha particolari allergie o intolleranze, assegnarli dei codici interni e aggiungere note al suo profilo:

Apri il profilo dell’utente
Clicca sulla sezione Preferenze
Compila i campi rilevanti
Clicca su Salva

Dettaglio dei campi della sezione Preferenze

Opzioni: seleziona “Fatturabile” se l’utente accetta di ricevere fatture
Seleziona “invia email di marketing” se l’utente desidera ricevere aggiornamenti e offerte con finalità di marketing.
Classificazioni: scegli le classificazioni da applicare all’utente. Le classificazioni verranno elencate di fianco al nome dell’ospite ovunque nel sistema, per facilitarne l’identificazione.
Caratteristiche di spazio preferite: seleziona le caratteristiche preferite dall’utente che uno spazio deve avere. Quadro prenderà in considerazione queste preferenze quando dovrà decidere quale camera assegnare alla prenotazione effettuata dall’utente. Queste preferenze verranno prese in considerazione solamente se hai impostato su “Caratteristiche dello spazio preferite” la strategia di assegnazione delle prenotazioni nel servizio prenotabile o nelle impostazioni delle categorie di spazio.
Codice contabilità: inserisci il codice contabile che desideri associare a questo profilo, se possibile
Loyalty Code: se hai un programma fedeltà interno alla struttura, inserisci il codice univoco
Billing code: inserisci il codice univoco che vuoi vedere elencato sulle fatture, così da permettere all’utente una facile identificazione delle fatture provenienti dalla tua struttura
Note: aggiungi qualsiasi informazione aggiuntiva sull’ospite. Queste informazioni verranno visualizzate anche nelle sezioni di Panoramica Prenotazioni e Report Prenotazioni

Aggiungere un file

Apri il profilo dell’ospite
Vai alla sezione Profilo
Alla voce Documenti, clicca il bottone + alla sua destra e seleziona il file
Il file verrà associato al profilo utente

Cancellare un utente

Un profilo utente non può essere completamente cancellato da Quadro, ma puoi cancellare tutti i dettagli e le informazioni personali (eccetto il cognome). Conserviamo il cognome dell’utente per assicurarci che i conti e le prenotazioni rimangano intatti

Note

Questa operazione è permanente e non può essere annullata

Apri il profilo dell’ospite
Vai alla sezione Profilo
Clicca il bottone Svuota per cancellare tutti i dati fatta eccezione per il cognome dell’utente

Processare pagamenti per utenti esterni

Colazioni, trattamenti spa e altri articoli consumabili possono essere addebitati anche agli utenti che non soggiornano presso la tua struttura.

Crea il profilo dell’ospite esterno
Aggiungi gli articoli al conto sul suo profilo e riscuoti il pagamento

Riscuotere un pagamento

A seconda dei metodi di pagamento accettati, i clienti possono effettuare pagamenti con:

Contanti
Carta (online o terminale)
Tipo di pagamento esterno (ad esempio, un bonifico bancario)

Modi per accettare il pagamento

Se una fattura è pronta per essere saldata, puoi accettare il pagamento specifico per quella fattura.

Salda una fattura con carta tramite gateway di pagamento

Apri il profilo del cliente.
Vai alla scheda Fatturazione.
Trova il conto che vuoi saldare.
Fare clic su Pagamenti e seleziona Pagamento con carta.
Rivedi i dettagli del pagamento e apporta eventuali aggiunte / modifiche necessarie. I dettagli di pagamento (come l'importo) vengono precompilati automaticamente.
Fare clic su Crea.

Salda un conto in contanti o con pagamento esterno

Apri il profilo del cliente.
Vai alla scheda Fatturazione.
Trova il conto che vuoi saldare.
Fare clic su Pagamenti e selezionare Contanti o Pagamento esterno.
Rivedi i dettagli del pagamento e apporta le modifiche necessarie. I dettagli di pagamento (come l'importo) vengono precompilati automaticamente.
Fare clic su Crea.

Accetta il pagamento senza creare un conto

Apri il profilo del cliente.
Vai alla scheda Pagamenti.
Accetta il pagamento:
- Con una carta già in archivio: in Carte di credito, trova la carta con cui desideri effettuare il pagamento. Fai clic sull'icona Altre azioni e seleziona Pagamento con carta.
- Con contanti, pagamento esterno o carta non registrata: in Pagamenti, fai clic su + Pagamento. Seleziona il metodo di pagamento che desideri.
Rivedi i dettagli del pagamento e apporta le modifiche necessarie.
Fare clic su Crea. Il pagamento verrà elencato in Articoli non pagati nella scheda Fatturazione; quando sei pronto per saldare il conto, sposta il pagamento sul conto aperto.

Acquisisci un pagamento preautorizzato

Se il pagamento è stato preautorizzato, puoi "acquisire" i fondi che sono stati sospesi nel conto bancario del cliente.

Apri il profilo del cliente.
Vai alla scheda Pagamenti.
Nella sezione Preautorizzazione, individua il pagamento preautorizzato.
Fai clic sull'icona Altre azioni e seleziona Carica.
Se i dettagli del pagamento sono corretti, fare clic su Addebito. Puoi modificare l'importo del pagamento prima di effettuare l'addebito.

Rilasciare una fattura

Se non vuoi ancora accettare il pagamento, puoi finalizzare una fattura emettendo una fattura da pagare in un secondo momento.

Apri il profilo del cliente.
Va i alla scheda Fatturazione.
Accanto alla fattura che si desidera saldare, fare clic su Fatture, quindi su Emetti fattura.

Aggiungere una nuova carta di credito

Se un cliente desidera pagare con una carta diversa da quella allegata al suo profilo, o se non ha già una carta allegata al suo profilo, puoi aggiungere manualmente le informazioni della sua carta di pagamento in Quadro.

Apri il profilo del cliente. Per trovare facilmente il profilo di un cliente, cerca il suo nome.
Vai alla scheda Pagamenti.
Nella sezione Carte di credito, fai clic su + Carta di pagamento.

Effettuare addebiti online tramite gateway di pagamento

Se utilizzi Quadro guest, staff o l'integrazione di un gateway di pagamento, puoi addebitare le carte in Quadro con un clic di un pulsante, senza la necessità di utilizzare un terminale.

Nella scheda, inserisci tutti i dettagli della carta di pagamento.
Fare clic su Crea.

Note

Dopo aver creato una carta in Quadro, le verrà assegnato un "Identificatore": ciò indica che la carta è stata verificata dalla banca e può essere utilizzata per gli addebiti in Quadro.

Effettuare addebiti fisicamente tramite terminale

Se desideri addebitare la carta in loco tramite un terminale di pagamento, devi solo aggiungere i dettagli della carta sufficienti per monitorare i pagamenti (poiché non sarai in grado di accettare effettivamente i pagamenti in Quadro).

Nella scheda Terminale, inserisci tutti i dettagli della carta di pagamento.
Fare clic su Crea.
Nota: Quadro non memorizza né ha accesso al numero completo della carta. Per motivi di sicurezza, memorizziamo solo le ultime quattro cifre della carta.